Vous pouvez créer une nouvelle tâche à partir des différents endroits où vous pouvez accéder à la gestion des tâches (Lien).
Titre (obligatoire) : Nom de votre tâche. Après avoir soumis une tâche, vous pouvez modifier une tâche existante en double-cliquant sur le titre de la tâche.
Description (obligatoire) : Description et détails de la tâche. Vous pouvez utiliser l'éditeur de texte pour mettre en forme le texte de la description (par exemple, titres, gras, listes ordonnées et non ordonnées,...). La description contient également des éléments spécifiques à ZOA.
- Listes de tâches : Si vos tâches sont composées de plusieurs tâches plus petites (c'est-à-dire des sous-tâches), nous vous recommandons d'utiliser l'élément "liste de tâches" car il vous aide à suivre la progression vers l'achèvement de la tâche.
- Utilisateurs mentionnés : Vous pouvez mentionner des utilisateurs dans la description de la tâche. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour, par exemple, relier une sous-tâche à un utilisateur spécifique. Pour mentionner un utilisateur, vous pouvez soit cliquer sur le symbole "@", soit taper le nom de l'utilisateur et une liste déroulante de tous les utilisateurs disponibles apparaîtra.
- Objet mentionné : De la même manière, vous pouvez également mentionner un objet ZOA (par exemple, une activité de traitement spécifique ou un outil logiciel). Le raccourci pour mentionner un objet est "#".
- Tâches mentionnées : Enfin, vous pouvez également mentionner une autre tâche dans le cas où elle est liée. Le raccourci pour mentionner une autre tâche est "##".
Téléchargement de fichiers (facultatif) : Vous pouvez ajouter un ou plusieurs fichiers à votre tâche.
Dans la partie centrale de la page, vous pouvez définir le statut de la tâche, la date de début et la date d'échéance.
Statut de la tâche (facultatif) : Cinq options permettent de définir le statut d'une tâche :
- "Non commencée" est destinée aux tâches que vous devez achever dans le futur, mais ce n'est pas encore le bon moment pour y travailler.
- "Commencée" : dès que vous travaillez sur une tâche, vous devez définir son statut comme "commencée". Ce statut vous permet de suivre toutes les tâches en cours.
- "Bloqué" peut être utilisé pour les tâches que vous ne pouvez pas poursuivre pour diverses raisons et pour signaler à votre équipe qu'il y a un problème.
- "Annulée" : cette option permet d'annuler une tâche. Comme il n'est pas possible de supprimer une tâche, il est préférable d'utiliser cette option. Une tâche ayant le statut "Annulé" n'apparaîtra pas dans les listes de synthèse standard.
- Le statut "Terminé" doit être attribué lorsqu'une tâche a été achevée.
Date de début (facultatif) : Date à laquelle vous prévoyez de commencer à travailler sur la tâche spécifique. Cela vous permet de définir une tâche dès aujourd'hui, mais de ne commencer à y travailler que plus tard (par exemple, pour les tâches de révision). Vous pouvez soit saisir la date dans le format correct (jj-mm-aaaa), soit utiliser les sélecteurs de date.
Date d'échéance (facultatif) : Date à laquelle vous devez avoir terminé la tâche. Vous pouvez saisir la date dans le format correct (jj-mm-aaaa) ou utiliser les sélecteurs de date.
Dans la colonne de droite, vous pouvez définir le niveau de confidentialité de la tâche, assigner des utilisateurs et la relier à d'autres objets ZOA.
Confidentialité : Il existe quatre niveaux de confidentialité :
- Public : Tous les utilisateurs de votre compte ZOA ont accès à la tâche. Si votre compte ZOA est connecté à un compte partenaire ZOA (par exemple, un cabinet d'avocats ou de consultants), les utilisateurs du partenaire auront également accès à cette tâche. Le niveau de confidentialité par défaut est "Public".
- Organisation : Tous les utilisateurs de votre organisation ont accès à cette tâche. Si votre compte ZOA est connecté à un compte partenaire ZOA (par ex. cabinet d'avocats ou de conseil), les utilisateurs partenaires n'auront pas accès à cette tâche.
- Assignés : Seuls les utilisateurs assignés auront accès à cette tâche. Utilisez ce niveau de confidentialité si vous souhaitez que la tâche reste confidentielle pour un petit groupe de personnes.
- Privé : Vous seul y avez accès. Utilisez ce niveau de confidentialité pour définir des tâches pour vous-même.
Assignés : Vous pouvez désigner des utilisateurs responsables de la tâche. Les destinataires seront informés de cette tâche par courrier électronique. Vous pouvez vous désigner vous-même, désigner des collègues au sein de votre organisation ou attribuer la tâche à un utilisateur partenaire si votre compte ZOA est connecté à un compte partenaire ZOA (par exemple, un cabinet d'avocats ou un cabinet de conseil).
Objets : Vous pouvez relier une tâche à un ou plusieurs objets ZOA dans les différentes catégories (par exemple, entités juridiques, logiciels et services ou activités de traitement). Si vous reliez une tâche à un objet, une note sera ajoutée à l'objet correspondant. Utilisez cette fonction par exemple si vous souhaitez définir une tâche pour revoir un objet spécifique à l'avenir.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de tâche.
