ZOA GDPR

Sie können eine neue Aufgabe von den verschiedenen Stellen aus erstellen, an denen Sie auf die Aufgabenverwaltung zugreifen können (Link). 

Titel (erforderlich): Der Name Ihrer Aufgabe. Nachdem Sie eine Aufgabe eingereicht haben, können Sie eine bestehende Aufgabe durch einen Doppelklick auf den Aufgabentitel bearbeiten. 

Beschreibung (erforderlich): Beschreibung und Aufgabendetails. Sie können den Texteditor verwenden, um den Beschreibungstext zu formatieren (z. B. Überschriften, Fettdruck, geordnete und ungeordnete Listen, ...). Als Teil der Beschreibung gibt es auch einige ZOA-spezifische Elemente. 

• Aufgaben-Listen: Wenn Ihre Aufgaben aus mehreren kleineren Aufgaben (d.h. Unteraufgaben) bestehen, empfehlen wir die Verwendung des Elements "Aufgabenliste", da es Ihnen hilft, den Fortschritt der Aufgabenerledigung zu verfolgen.
• Erwähnte Benutzer: Sie können Benutzer als Teil der Aufgabenbeschreibung erwähnen. Sie können diese Funktion nutzen, um zum Beispiel eine Teilaufgabe mit einem bestimmten Benutzer in Verbindung zu bringen. Um einen Benutzer zu erwähnen, können Sie entweder auf das "@"-Symbol klicken oder den Namen eingeben, woraufhin eine Auswahlliste mit allen verfügbaren Benutzern erscheint. 
• Erwähntes Objekt: In ähnlicher Weise können Sie auch ein ZOA-Objekt erwähnen (z. B. eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit oder ein Software-Tool). Das Kürzel für die Erwähnung eines Objekts ist "#".
• Erwähnte Aufgaben: Schliesslich können Sie auch eine andere Aufgabe erwähnen, wenn sie mit dieser in Zusammenhang steht. Das Kürzel für die Erwähnung einer anderen Aufgabe ist "##".

Datei-Upload (optional): Sie können eine oder mehrere Dateien zu Ihrer Aufgabe hinzufügen.

Im mittleren Bereich der Seite können Sie den Aufgabenstatus, das Startdatum und das Fälligkeitsdatum festlegen.

Aufgabenstatus (optional): Es gibt fünf Optionen, um den Status einer Aufgabe festzulegen:

• "Nicht begonnen" ist für Aufgaben gedacht, die Sie in der Zukunft erledigen müssen, aber es ist noch nicht der richtige Zeitpunkt, um daran zu arbeiten. 
• "Gestartet": Sobald Sie an einer Aufgabe arbeiten, sollten Sie den Status auf "gestartet" setzen. Mit diesem Status können Sie alle Aufgaben verfolgen, die in Arbeit sind. 
• "Blockiert" kann für Aufgaben verwendet werden, bei denen Sie aus verschiedenen Gründen nicht weitermachen können und Ihrem Team signalisieren wollen, dass es ein Problem gibt. 
• "Abgebrochen": Verwenden Sie diese Option, um eine Aufgabe abzubrechen. Da Sie eine Aufgabe nicht löschen können, sollten Sie stattdessen diese Option verwenden. Eine Aufgabe mit dem Status "Abgebrochen" erscheint nicht in den Standard-Übersichtslisten. 
• Der Status "Erledigt" sollte vergeben werden, wenn eine Aufgabe erledigt wurde. 

Startdatum (optional): Datum, an dem Sie mit der Arbeit an der Aufgabe beginnen möchten. So können Sie eine Aufgabe bereits heute definieren, aber erst in der Zukunft mit der Bearbeitung beginnen (z. B. bei Überprüfungsaufgaben). Sie können das Datum entweder im richtigen Format eingeben (tt-mm-jjjj) oder die Datumsauswahl verwenden.

Fälligkeitsdatum (optional): Das Datum, bis zu dem Sie die Aufgabe erledigen müssen. Sie können das Datum entweder im richtigen Format eingeben (tt-mm-jjjj) oder die Datumsauswahl verwenden.

In der rechten Spalte können Sie die Vertraulichkeitsstufe der Aufgabe festlegen, Benutzer zuweisen und sie mit anderen ZOA-Objekten verknüpfen. 

Freigabe: Es gibt vier Freigabe-Stufen:

• Öffentlich: Alle Benutzer Ihres ZOA-Kontos haben Zugriff auf die Aufgabe. Wenn Ihr ZOA-Konto mit einem ZOA-Partnerkonto (z. B. einer Anwaltskanzlei oder einem Beratungsunternehmen) verbunden ist, haben auch die Partnerbenutzer Zugriff auf diese Aufgabe. Die Standard-Datenschutzstufe ist "Öffentlich". 
• Organisation: Alle Benutzer innerhalb Ihrer Organisation haben Zugriff. Wenn Ihr ZOA-Konto mit einem ZOA-Partnerkonto (z. B. einer Anwaltskanzlei oder einem Beratungsunternehmen) verbunden ist, haben die Partnerbenutzer keinen Zugriff auf diese Aufgabe. 
• Beauftragte: Nur zugewiesene Benutzer haben Zugriff auf diese Aufgabe. Verwenden Sie diese Vertraulichkeitsstufe, wenn Sie die Aufgabe nur einer kleinen Gruppe von Personen zugänglich machen möchten. 
• Privat: Nur Sie haben Zugriff. Verwenden Sie diese Vertraulichkeitsstufe, um Aufgaben für sich selbst zu definieren. 

Zugewiesene Benutzer: Sie können Benutzer zuweisen, die für die Aufgabe verantwortlich sind. Die Empfänger werden per E-Mail über diese Aufgabe benachrichtigt. Sie können sich selbst, Kollegen innerhalb Ihrer Organisation oder auch einem Partnerbenutzer die Aufgabe zuweisen, wenn Ihr ZOA-Konto mit einem ZOA-Partnerkonto verbunden ist (z. B. einer Anwaltskanzlei oder einem Beratungsunternehmen). 

Objekte: Sie können eine Aufgabe mit einem oder mehreren ZOA-Objekten der verschiedenen Kategorien (z.B. Rechtsträger, Software & Service oder Verarbeitungstätigkeit) verknüpfen. Wenn Sie eine Aufgabe mit einem Objekt verknüpfen, wird dem entsprechenden Objekt eine Notiz hinzugefügt. Verwenden Sie diese Funktion zum Beispiel, wenn Sie eine Aufgabe definieren möchten, um ein bestimmtes Objekt in der Zukunft zu überprüfen. 

Unten sehen Sie ein Beispiel für eine Aufgabe.