Der ZOA Privacy Bot für Teams kann nur in Verbindung mit einem aktiven ZOA-Konto genutzt werden.
Der ZOA Privacy Bot für Microsoft Teams ist ein Datenschutz-Assistent für alle Ihre Mitarbeiter. Er gibt Ihren Mitarbeitern an vorderster Front Zugang zu datenschutzrelevanten Informationen und bringt Ihre datenschutzrelevanten Fragen und Berichte an die richtige Stelle. Der ZOA Privacy Bot ermöglicht Ihrem Team die Integration des Datenschutzes in die täglichen Geschäftsprozesse und entlastet Ihr Compliance-Team durch strukturierte Reporting-Workflows, Selbsteinschätzungen und den einfachen Zugriff auf Informationen.
Die ZOA Privacy Box for Teams besteht aus zwei Hauptelementen. Die Wissensdatenbank zum Datenschutz fasst häufig gestellte Fragen zum Datenschutz, relevante Dokumente, interne Richtlinien und aktuelle Nachrichten an einem zentralen Ort zusammen. Der ZOA-Bot führt den Benutzer durch einen konversationsähnlichen Arbeitsablauf, um unter anderem Datenschutzverletzungen oder neue Geschäftsprozesse zu melden. Die Selbsteinschätzungen zur Bestimmung der Datenverarbeitungsrolle (d. h. für die Verarbeitung Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder Mitverantwortlicher) sind hilfreiche Werkzeuge.
Installation
Der ZOA Privacy Bot for Teams ist im Microsoft App Store / AppSource (Link) erhältlich. Der bequemste Weg, den ZOA Privacy Bot zu installieren, ist über die Teams App.
- Wählen Sie im Menü auf der linken Seite im unteren Bereich "Apps".
- Suchen Sie nach "ZOA Privacy Bot".
- Klicken Sie auf "Hinzufügen".
Je nach den IT-Richtlinien Ihres Unternehmens ist der ZOA Bot sofort oder erst nach Freigabe durch Ihren MS Teams-Administrator verfügbar. Alternativ kann der ZOA Bot auch von Ihrer IT für alle Mitarbeiter installiert werden.
Authentifizierung
Die Authentifizierung erfolgt über die Domäne des Benutzers (z.B. @IhreFirma.de). Nur Benutzer mit einer Firmen-E-Mail-Adresse können auf den ZOA Privacy Bot for Teams zugreifen. Wenden Sie sich an das ZOA-Team (contact@zoa-gdpr.com), um die Liste der zugelassenen Domains für Ihr Konto einzurichten.
Chat-Bot
Der ZOA-Bot führt den Nutzer durch einen konversationsähnlichen Arbeitsablauf, um u.a. Datenschutzverletzungen oder neue Geschäftsprozesse zu melden. Die Selbsteinschätzungen zur Bestimmung der Datenverarbeitungsrolle (d. h. für die Verarbeitung Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter oder Mitverantwortlicher) sind hilfreiche Werkzeuge. Die verfügbaren Bot-Funktionen hängen von Ihrer Organisation ab, da auch organisationsspezifische Funktionen möglich sind.
Registerkarte Wissensbasis
Die Registerkarte "Wissensdatenbank zum Datenschutz" fasst häufig gestellte Fragen zum Datenschutz, relevante Dokumente, interne Richtlinien und aktuelle Nachrichten an einem zentralen Ort zusammen, um die Nutzung zu erleichtern.
