Zu Beginn Ihres Datenschutz-Compliance-Projekts mit ZOA finden Sie auf Ihrem ZOA Dashboard eine kurze "Getting Started"-Anleitung und einen Workflow, der Sie durch die ersten Schritte führt. Die "Getting Started"-Anleitung verschwindet, sobald Sie Informationen für die verschiedenen Kategorien (z.B. Rechtsträger, Datensammlungen, Rechtsträger und Verarbeitungstätigkeiten) hinzugefügt haben. Die ersten vier Schritte umfassen:
INHALTSVERZEICHNIS
- Schritt 1: Fügen Sie Ihre juristischen Personen hinzu
- Schritt 2: Fügen Sie Ihre Datensammlungen hinzu
- Schritt 3: Fügen Sie Ihre Software & Dienste hinzu
- Schritt 4: Fügen Sie Ihre Verarbeitungstätigkeiten hinzu
Schritt 1: Fügen Sie Ihre juristischen Personen hinzu
Fügen Sie alle juristischen Personen hinzu, die Teil Ihrer Unternehmensstruktur sind und die Sie mit Ihrem Datenschutzprogramm abdecken möchten. Sie können nur eine oder mehrere juristische Personen haben (z.B. eine Holdingstruktur). Fügen Sie einfach den Namen der juristischen Person hinzu und klicken Sie auf "Hinzufügen".
Schritt 2: Fügen Sie Ihre Datensammlungen hinzu
Fügen Sie alle Datensammlungen hinzu, die Sie in Ihr Datenschutzprogramm aufnehmen wollen. Eine Datensammlung kann eine große Datenbank sein (z.B. Ihre CRM-Datenbank) oder auch ein Aktenschrank mit einigen ausgedruckten Arbeitsverträgen.
Schritt 3: Fügen Sie Ihre Software & Dienste hinzu
Ihre Organisation verwendet wahrscheinlich viele verschiedene Software-Tools (z.B. Newsletter-Tool) oder Drittanbieter (z.B. Sicherheitsdienst), um personenbezogene Daten zu verarbeiten. Für die Compliance ist es wichtig, einen guten Überblick zu haben, mit wem Sie personenbezogene Daten teilen und wie Sie diese verarbeiten. Mit ZOA können Sie alle verwendeten Tools in Ihrer Organisation verfolgen.
Schritt 4: Fügen Sie Ihre Verarbeitungstätigkeiten hinzu
Schließlich sollten Sie alle relevanten Verarbeitungstätigkeiten hinzufügen, die Sie in Ihrer Organisation haben.
Sie können später jederzeit weitere Objekte (z.B. Datensammlungen) hinzufügen. Sie müssen dann auch mehr Details zu den einzelnen Objekten angeben. Dieser erste Schritt legt nur die verschiedenen Objekte in ZOA an, die Sie mit weiteren Details füllen müssen.
Wir empfehlen Ihnen, mit Ihrer IT-Abteilung oder Ihrem Einkauf zu sprechen, um einen Überblick über alle Ihre Datensammlungen und Software-Tools zu erhalten. Möglicherweise haben diese bereits eine Liste, die Sie verwenden können.